TUGAS ke-3 Manajemen Umum

•  PENGORGANISASIAN

1.     Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

2.      Teori-teori organisasi

Dibawah ini merupakan tentang perkembangan teori organisasi:
1.TEORI ORGANISASI KLASIK : Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.

2.TEORI NEOKLASIK : Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja”. 

3.TEORI MODERN : berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.

•  Struktur Organisasi

1.     PEMBAGIAN KERJA

Pembagian kerja adalah merupakan penjadwalan kerja personila karyawan di suatu perusahaan.Fungsi pembagian kerja ini untuk memudahkan dan menghindarkan bentrok kerja.Diwujudkan untuk mengelompokan tugas sesuai dengan tanggung jawab masing-masing personil atau unit kerja.Dengan jadwal ataupun definisi pembagian pekerjaan akan disesuaikan dengan kemampuan seorang atau unit lebih terlihat,dan yang jelas lebih mengurangi tingkat kerumitan.Yang pastinya akan lebih efektif dan efisiensi.Dalam perusahaan taupun organisasi memiliki tingkat manajemennya masing-masing ,dari tingkat manajemen atas(top manager) atau (SPL) Stategic Planing Level,Midle manager atau (MCL) Manajement Control Unit,Tingkat manager paling bawah atau (OCL)Operational Control Level.Penjelasan dari tingkatan ini adalah:

1.Top manager (SPL) Strategic Planing Level

            Adalah Tingkat manager paling atas yaitu tugasnya adalah sebagai pembuatan Rencana/planing.Perumusan strategi dan sasaran.Biasanya tingkat management ini mengambil informasi dari lingkungan luar,maksutnya karna pentingnya informasi ini untuk kepentingan apa yang sedang dibutuhkan oleh masyarakat luas,dengan begini si manager ini membuat rencana apa yang harus dikerjakan oleh perusahaannya agar hasil produksinya nanti dapat mendapat minat tinggi dari konsumen luas.Dan juga dalam hal pelaporan keadaan di perusahaan atau organisasi tingkat ini lebih mengambil informasi perusahaan secara ringkas saja.misal omset bulan ini mencapai target atau tidak,dan berapa jumlahnya,tingkat ini hanya menerima laporan akhir saja.karena tugas untuk membuat laporan sudah ada yang mengerjakannya.

2.Midle Manager (MCL) Management Control Level

            Adalah tingkatan manager tengah bertugas pengendalian managemen,Yaitu  membuat rumusan anggaran dan alokasi sumber daya.Melaksanakan tugasnya yang informasinya bersumber dari internal.dan membuat laporannya secara rinci karena dia bertanggng jawab melaporkana hasil dan kondisi perusahaan atau organisasi.

3.Tingkat bawah manager (OCL) Operational Control Manager

            Adalah tingkatan manager paling bawah bertugas pengendalian operasional,yaitu pengendalian aktivitas dan laporan prestasi.Ikatan manajemen yang bertanggung jawab atas pekerja dibawahnya.Tingkat ini mengambil informasi dari internal,karena mengerjakan apa yang akan dilakukan oleh karyawan atau personil sesuai dengan rancangan dari manajement tingkat atas.Membuat laporan hasil kerja atau transaksi diperusahaan dengan rinci,karena tingkat ini bertugas melaporkan semua hal yang ada dalam perusahaan.

Dengan adanya pembagian kerja seperti diatas memudahkan pekerjaan dan terorganisasi.masing-masing divisi mempunyai tugas masing-masing.

2.     Bentuk-bentuk organisasi

Menurut pola hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk organisasi dapat dibedakan sebagai berikut:

·         Bentuk Organisasi Garis

Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.

Kebaikannya;

1.      Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.

2.      Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.

3.      Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Keburukannya;

1.      Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.

2.      Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

3.      Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

·         Bentuk Organisasi Fungsional

Bentuk ini merupakan bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

Kebaikannya;

1.      Pembidangan tugas-tugas jelas.

2.      Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.

3.      Digunakannya tenga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.

Keburukannya;

1.      Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.

2.      Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

·         Bentuk Organisasi Garis dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Kebaikannya;

1.      Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.

2.      Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.

3.      Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Keburukannya;

1.      Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun

2.      Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

·         Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

•  Depertementasi

1.     Depertementasi Fungsional

departemen fungsional adalah pengelompokan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan yang sejenis dalam suatu organisasi. Kebaikan departementalisasi fungsional adalah menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi utama, menciptakan efesiensi, memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat. Sedangkan keburukannya adalah terjadinya konflik antar fungsi, kemacetan tugas, pandangan yang sempit.

2.     Depertementasi Devisional

Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

•  Organisasi proyek dan matrik

bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementasilasi campuran (hybrid design).kedua struktur organisasi ini berusaha menggabungkan kebaikan-kebaikan dari dua tipe departementalisasi di atas. Kebaikan organisasi proyek dan matriks adalah sebagai berikut :

•      Memaksimumkan efesiensi pengguna meanajer-manajer fungsional
•      Mengembangkan keterampilan pegawai
•      Memotivasi karyawan tentang pandangan manajemen menengah terhadap masalah- masalah strategik perusahaan.
•      Memberikan fleksibilitas dan mengembangkan kreativitas
•      Menstimulasi kerjasama antar di siplin.
•      Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

Kelemahan organisasi proyek dan matriks adalah : 
•      Pertanggung jawaban ganda
•      Memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal
•      Memerlukan lebih banyak keterampilan
•      Mendorong pertentangan kekuasaan dan perdebatan
•      Sangat mahal untuk di implementasikan

• Kordinasi

1.     Kebutuhan akan koordin-si

·         Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.

·         Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

·         Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.

·         Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:

·         1. Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled interdependence)

·         Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

·         2. Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)

·         Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.

·         3. Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)

·         Merupakan hubungan member dan menerima antarsatuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat

3.     Masalah-masalah Penca-paian Koordinasi yang efektif

Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
1.      Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
2.      Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3.      Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
4.      Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

4.     Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif.Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi.Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:

Teknik-Teknik Manajemen Dasar

Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik  tersebut.

5.     Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar

1.      Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

1.      Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

6.     Meningkatkan koordinasi potensial

Meningkatkan koordinasi potensial
Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

1.Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

2.Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

•  Pengurangan kebutuhan akan koordinasi

Pengurangan kebutuhan akan koordinasi
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

Komentar :

Dibutuhkan keseimbangan kebutuhan dalam stiap organisasi yang akan membuat stabil dan terencana dengan rapi.

Sumber :

http://vivitardyansah.blogspot.com

http://anitamutez.blogspot.com

http://belajarmanagement.wordpress.com

http://princessclassy.blogspot.com

http://meistyjulian.wordpress.com

http://id.shvoong.com

http://dif15.blogspot.com

http://andindamp.blogspot.com

http://ariel-bagen-sama-saja.blogspot.com