Pengertian
Otomatisasi Kantor
- Pendahuluan
Otomatisasi
Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi
melaluiperbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas
pekerjaan.
Dimulai pada
tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape /Selectric
Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang
telahdirekam dalam pita magnetik secara otomatis.
- Definisi Otomatisasi Kantor
Penggunaan
alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar
perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
Tujuan
Otomatisasi Kantor :
- Penggabungan dan penerapan teknologi.
- Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.
- Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan.
- Otomatisasi Kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
- Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.
Tujuan
Otomatisasi kantor Masa Kini
- Pendapatan yang Lebih Tinggi Vs Penghindaran Biaya
Komputer
tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapi computer menunda penambahan
pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
- Pemecahan Masalah Kelompok
Cara
Otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya
sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
- Pelengkap Bukan Pengganti
Sebagai
suatu cara komunikasi bisnis, Otomatosasi Kantor bukan tanpa keterbatasan.
Otomatisasi kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional–percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada
memo, dan sejenisnya. Otomatisasi Kantor harus bertujuan melengkapi komunikasi
tradisional.
Pengguna
Otomatisasi kantor
Otomatisasi
Kantor (Office Automation) digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam
kantor. Pada dasarnya ada 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :
- Manajer
Orang yang
bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutamaSDM.
- Profesional
Profesional
tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya.
Misalnya :
Pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus
Manajer dan
professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
- Sekretaris
Biasanya
ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas
seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal
pertemuan.
- Pegawai administratif
Melaksanakan
tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun
dokumen, menyimpan do
Aplikasi Otomatisasi Kantor
- Word Processing
Word
processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau
cetak.
Word
processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan
kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif
untuk diberikan kepada anggota lain.
- Electronic Mail
Electronic
mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan computer yang
memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.
- Voice Mail
Voice mail
persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan
pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.
Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada
anda.
Voice mail
memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital
dan mengubahnya kembali menjadi benuk audio saat dipanggil.
- Electronic Calendaring
Electronic
calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil
acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat
khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun
terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
- Audio Conferencing
Audio
conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan
melakukan konferensi.
Audio
conferencing adalah aplikasi Office Automation pertama yang tidak memerlukan
komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
- Video Conferencing
Video
conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
Orang yang
berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada
di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
Tiga
konfigurasi video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan),
yaitu:
1)
Video satu arah dan audio satu arah
2)
Video satu arah dan audio dua arah
3)
Video dan audio dua arah
- Computer Conferencing
Computer
conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga member kemampuan
seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya
konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi
ini menggunakan hardware dan software yang sama.
Istilah
‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik
untuk
konferensi.
Teleconferencing
digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar
informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang
berada di kota yang berlainan.
- Facsimile Transmission
Facsimile
transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang
dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat
salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan
dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan
pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin
fotocopy.
- Video Text
Video text
adalah penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual
pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia
disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
- Image Storage and Retrieval
Beberapa
jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus
menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali
jika diperlukan.
Untuk
mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan
microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi
kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image
storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan
untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
- Desktop Publishing
Desktop
publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir
sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.
Sistem
desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi
tinggi, printer laser, software desktop publishing.
Kantor Virtual
- Pengertian Kantor Virtual
Kantor
virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di
lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap
perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.
- Dampak Kantor Virtual
Kantor
virtual muncul pada tahun 70-an saat komputer mikro dan peralatan komunikasi
murahmemungkinkan sesorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah
teleprocessing digunakan untukmenjelaskan komunikasi data, selanjutnya
,istila telecommuting diperkenalkan karena kelihatannya itu merupakan cara yang
tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (commute) ke tempat
kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan
komputer di rumah atau di perahu sama seperti di kantor.
- Keuntungan Kantor Virtual
1)
Pengurangan biaya fasilitas
Perusahaan
tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar,karena sebagian pegawai
bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2)
Pengurangan biaya peralatan
Daripada
menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai,telecommuter dapat berbagi
peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagisumber daya.
3)
Jaringan komunikasi formal
Karena
telecommuter harus terus terinformasi dan mendapatperintah spesifik, jaringan
komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya.Dalam pengaturan
kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melaluipercakapan
dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi
menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di
lokasi tetap.
4)
Pengurangan pengentian kerja
Bila badai
salju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi
ketempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun dengan kantor
virtual, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.
5)
Kontribusi social
Kantor
virtual memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak
memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan
anak-anak kecil dapat bekerja dirumah. Karena itu kantor virtual memungkinkan
perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya.
- Kerugian Kantor Virtual
1)
Rasa tidak memiliki
Jika pegawai
tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan
menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2)
Takut kehilangan pekerjaan
Karena
pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari organisasi perusahaan, pegawai mudah
menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap
orang dengan komputer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka
mungkin menjadi korban “pemecatan elektronik”
3)
Semangat kerja yg rendah
Sejumlah
faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Faktor pertama
adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung
dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang
dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan
pada pegawai di tempat kantor tetap.
4)
Ketegangan keluarga
Bila ada
ketegangan dirumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam.
Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu
hanyalah untuk menghindari dari tanggung jawab rumah tangga.
v
Strategi Kantor Virtual yang Disarankan.
- Sediakan sumber daya komputer
Bila pegawai
tidak dapat menyediakan sendiri perangkat keras dan perangkat lunak, perusahaan
harus menyediakannya.
- Sediakan akses ke sumber daya informasi
Apabila
riset merupakan bagian dari tanggung jawab, perusahaan menyediakan intrnet.
- Sediakan perlengkapan non-komputer
Pegawai
harus diberikan perlengkapan non-komputer yang mereka perlukan untuk bekerja .
seperti kalkulator, amplop, manual prosedur.
- Gunakan konferensi telepon
Memungkinkan
2 orang atau lebih berpartisipasi dalam pembicaraan telepon
- Jadwalkan pertemuan rutin
Pertemuan
tersebut dimaksudkan untuk memperkuat rasa kebersamaan di antara para pegawai
dan harus dijadwalkan sesering mungkin agar tujuan tersebut tercapai.
- Lakukan rutinitas kerja
Telecommuter
harus berkomitmen bekerja sekian jam sehari.
Contoh : pembuatan database (Oracle)
Sumber : http://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar